Leitfaden für ein Gründungsfest

Hinweis: Die aktuell geltenden Vorschriften zur Lebensmittelhygiene müssen bei der jeweils zuständigen Kreisverwaltungsbehörde angefragt werden.

Bei den hier zur Verfügung gestellten Vordrucken handelt es sich um Muster, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Insbesondere ist immer die aktuelle Rechtslage zu beachten, durch die sich auch Änderungen bei den Mustern ergeben können. Für die Richtigkeit kann damit keine Gewährleistung übernommen werden.

Hinweise zu Angeboten und Verträge:

• Angebote bei den Fahnenstickereien bzw. Feuerwehrausstattern persönlich anfragen
• Brauereien und Zeltverleihfirmen haben meistens ihre eigenen Vertragsvordrucke
• Musikkapellen haben ebenfalls ihre eigenen Vertragsformulare
• Auf Kleingedrucktes achten
• Im Vertrag nicht aufgeführte Punkte unter Bemerkungen beschreiben
• Auf Zahlungsbedingungen achten

Hinweis zum Festbüro und Rechnungen

• Wir haben Ihnen Musterrechnungen beigelegt, die mit Excel erstellt sind.
• Wir haben die komplette Abwicklung im Festbüro über die EDV gemacht. Dies ging problemlos über die Bühne.
• Wir hatten 70 Vereine geladen, die auch gekommen waren. Die gesamte Abwicklung im Festbüro nahm ca. 1 Std. in Anspruch.
• Es wurde für jeden Verein eine Rechnung als Tabellenblatt angelegt. Hier wurden die Daten über die Voranmeldung mit der Anzahl der Teilnehmer, Essen, Festzeichen und Biermarken bereits im Vorfeld eingetragen. Der Vereinsname steht auf dem Tabellenreiter (von 1 bis xy). Auf dem letzten Reiter wird eine Gesamtabrechnung erstellt, aus der man die benötigten Essen feststellen kann. Die Gesamtabrechnung rechnet sich von selbst.
• Bei der Anmeldung im Festbüro am Festsonntag wurde dann nur das entsprechende Tabellenblatt des jeweiligen Vereins aufgerufen und wenn notwendig Nachmeldungen eintragen.
• Die Rechnung wurde dann ausgedruckt.
• Von Helfern des Festbüros wurde Anhand der Rechnung das Kuvert für den jeweiligen Verein mit den entsprechenden Marken und Festzeichen zusammengestellt.
• Am Ende bekam der Kassier das fertig zusammen gestellte Kuvert mit der Rechnung und kassierte den Rechnungsbetrag ein.
• Die Datei wurde bei jedem Verein neu abgespeichert. So konnte man nach dem Fest in Ruhe alle Rechnungen nochmals ausdrucken, um die Belege für die eigenen Unterlagen zu haben.
• Es waren 6 Mann für das Festbüro eingeteilt.
• Wichtig ist auch, dass darauf hingewiesen wird, dass eine spätere Reklamation der erhaltenen Ware in den Kuverts nicht mehr möglich ist. Darum haben wir einen Mann abgestellt und einen Tisch bereitgestellt, wo die Vereine ihre erhaltene Ware prüfen können.

Wir hatten den Zusatz auf der Rechnung:

• Das Essen wird im Auftrag der Metzgerei xxxxxxx berechnet und kassiert. Dies soll vorher mit einem Steuerberater abgesprochen werden.
• Das hatte die Bedeutung, dass wir nicht von den 1.000 Essen die z.B. 8,50 € des Essens als Einnahmen bzw. Umsatz verbuchen mussten. Das Geld wurde im Auftrag des Gastwirts einvernahmt und direkt an Ihm weitergegeben. Wir bekamen von Ihm dann den Differenzbetrag den wir vom Essen ausgehandelt hatten. So hatten wir nur z.B. 3,50 € als Einnahmen pro Essen zu verbuchen.

Welche Unterlagen wurden von unserer Seite in den vorbereiteten Briefumschlag gegeben??

Vorbereitung vor der Fahnenweihe:

1. Briefumschlag DIN A4 verwenden
2. Adressaufkleber des Vereins auf dem Umschlag kleben
3. Festschrift, Tischreservierungsschilder, Festablauf, Zugaufstellungsplan, die jeweilige Zugnummer für den Grp. Fhr. bzw. Fähnrich
   Diese Briefumschläge waren nach alphabet sortiert in einer Kiste vorbereitet.

Weitere Unterlagen, die im Festbüro, nach Eintreffen des jeweiligen Vereins in den Briefumschlag kamen:

1. Anzahl der gekauften Essensmarken
2. Anzahl der gekauften Biermarken
3. Anzahl der Festabzeichen (nach der Teilnehmerzahl)
4. Rechnung nach Empfang und Prüfung der Unterlagen

Hinweise zur Festorganisation

• Berechtigungskarten erhalten die Vereine, welche mit vielen Festmädchen und Festdamen anreisen. Mit dem Festwirt muss ein Festpreis ausgehandelt werden welchen die Vereine für einen ganzen Träger alkoholfreie Getränke (Wasser, Limo, Spezi) nur bei Selbstabholung an der Schänke bezahlen.
• Zugaufstellung in einem Zug sollten nicht mehr als 180 bis 200 Personen eingeteilt sein, sonst ist die Kapelle bzw. der Spielmannszug nicht mehr zu hören und es ist der Gleichschritt nicht zu halten.
• Ess- und Biermarken werden in einer Druckerei kostengünstig in Zehnerblöcken nach ihren Angaben erstellt. (siehe Musterangebot)
• Flyer werden in einer Druckerei kostengünstig in Zehnerblöcken nach ihren Angaben erstellt. (siehe Musterangebot)
• Festprogramm werden in einer Druckerei kostengünstig in Zehnerblöcken nach ihren Angaben erstellt. (siehe Musterangebot)
• Rückantwortkarten werden in einer Druckerei kostengünstig in Zehnerblöcken nach ihren Angaben erstellt. (siehe Musterangebot)
• Taferlbuben sollen von den teilnehmenden Vereinen mitgebracht werden das auch auf der Anmeldekarte schon angegeben ist.
• Tatsächlich benötigte Essen – sind in Musterrechnungen Feuerwehren am letzten Reiter unter Gesamtabrechnung ersichtlich, es müssen lediglich noch die Musikkapellen und Helfer berücksichtigt und dazu gezählt werden.

Begründung der Namenskarten für Begrüßung

• Es wurden von allen Vereinen Namenskarten erstellt.
  • Diese wurden beim Festbüro an der Anmeldung aufbewahrt und nach Aushändigung der Unterlagen an den jeweiligen Verein im Festbüro in eine Schachtel gelegt.
  • Sie wurden dann stapelweise dem Festausschussvorsitzenden für die Begrüßung zum Rednerpult gebracht.
• Die Ehrengäste wurden mit einer Abordnung (Kommandant oder Vorstand mit einer Festdame) vor dem Eingang des Festzeltes empfangen.
• Die Festdame hatte dabei ein Körbchen mit Ehrenrosetten und den jeweiligen Kuverts für die Gäste.
• Den Gästen wurden beim Empfang die Ehrenrosette und ein Kuvert mit Essen und 2 Biermarken überreicht, dabei wurde anhand der Gästeliste abgehakt wer anwesend war.
• Diese Liste wurde dann dem Festausschussvorsitzenden weitergegeben um auch hier die Begrüßung nach Eintreffen der jeweiligen Gäste vornehmen zu können.

Hinweis

Wir dachten uns, auch die Gäste könnten einen kleinen finanziellen Obolus leisten. Dazu hatten wir in den Korb, in dem die Ehrenrosetten waren bereits, vor Beginn einige verschiedene Scheine gelegt. Es hatte sich gelohnt!

Ratschläge für die Feier eines Festgottesdienstes bei Feuerwehrfesten

Gut überlegen

Wo soll der Festgottesdienst gefeiert werden?

Wenn in der Kirche genug Platz ist, dann sollte der Gottesdienst auch in der Kirche stattfinden. Das ist wesentlich einfacher zu organisieren.

Wenn der Gottesdienst im Freien gefeiert wird, dann ist wesentlich mehr an Vorbereitungen zu treffen. Es genügt dann nicht, einen Tisch als Altar aufzustellen. Der Altar sollte dann ein bisschen erhöht sein und entsprechend geschmückt. „Mickerige“ Altäre machen einen schlechten Eindruck und wirken sich nachteilig auf die Aufmerksamkeit und den Ablauf des Gottesdienstes aus. Auch gleich Ort überlegen, wo sich der Pfarrer umziehen kann. Der Beginn des Festgottesdienstes mit einem Einzug des Priesters ist wesentlich würdiger, als wenn der Zelebrant sich am Altar umzieht und dann irgendwie durch Blick oder Ansage vermittelt, „dass es jetzt losgeht“

Vor dem Fest unbedingt mit dem Pfarrer zusammenkommen!

Dabei gilt es zu besprechen:

Aufstellung der Fahnen, damit sie nichts verdecken. Fahnenabordnungen des Jubelvereins und des Patenvereins deutlich von den übrigen abgehoben aufstellen.

Wo soll bei einer Fahnenweihe das Gestell, mit der zu weihenden Fahne, hingestellt werden?

An welcher Stelle in der Heiligen Messe soll die Weihe sein? Es bestehen da einige Möglichkeiten. Eine gute Stelle ist nach der Predigt. Unmittelbar nach der Weihe unbedingt ein Musik- oder Gesangstück, während dem die Fahne aufgeschraubt werden und dann nachher der Fahnengruß an die übrigen Fahnen (auf diesen schönen alten Brauch sollte man nicht verzichten) durchgeführt werden kann. Ansonsten entsteht eine ungute Pause.

Platzeinweisung  und -ordnung:

In der Kirche unbedingt darauf schauen, dass die Teilnehmer in die Bänke gehen. Nicht zu viele Plätze reservieren. Wenn Plätze frei bleiben, vermittelt das - auch auf Fotos - den Eindruck von wenig Gästen. Im Freien unbedingt darauf achten, dass die Mitfeiernden nahe am Altar sind. Den Platz für den Altar schon so aussuchen, dass sich die Leute nicht zu weit verteilen und so „verflattern“ können. Sonst ist das nicht zu vermeiden.

Bitte dem Fest und den Teilnehmern spüren lassen: Der Gottesdienst ist für uns der Höhepunkt beim Fest!

Gestaltung des Gottesdienstes:

Auf alle Fälle mit Pfarrer besprechen!

Musikalische Gestaltung: In der Kirche bestehen alle Möglichkeiten. Im Freien gut überlegen, ob ein Chor oder eine Gesangsgruppe auch akustisch gut zu hören ist. Es besteht die Möglichkeit, dass der Wind die Töne verweht. Wo ist die Musik oder der Gesang aufzustellen. Weil zum Fest ja sowieso Blaskapelle anwesend ist: Die Schubertmesse, geblasen von Kapelle und gesungen von den Leuten ist nach wie vor nicht das Schlechteste. Wenn Teilnehmer singen, dann – gleich ob im Freien oder in der Kirche – gedruckte Zettel mit Liedern auflegen oder verteilen.

Wenn Feuerwehrmänner/-frauen ministrieren, dann schaut das immer gut aus!

Lesung und Fürbitten sollen von Feuerwehrkameraden oder -kameradinnen vorgetragen werden.

Nicht erst am Festtag selbst mit Pfarrer besprechen, welche Texte gelesen werden. Vorher einholen!

Floriansfigur, wenn in der Kirche, zieren. Im Freien Floriansfigur auf Altar stellen.

Sammlung gut organisieren, damit alle Teilnehmer erreicht werden. Sie soll von Feuerwehrkameraden (nicht zu wenige) durchgeführt werden.

 

Gott zur Ehr, dem Nächsten zur Wehr!

 

Reservierungen

• Diese werden am Festbüro ausgegeben
• Ferner stehen am Festbüro Reisnägel für die Reservierungsschilder zur Verfügung
• Für die Vereine wurde je nach Anzahl der gemeldeten Teilnehmer und somit der Anzahl der benötigten Tische (8 Personen/Tisch) Reservierungsschilder gemacht, die Sie dann mit einem Reisnagel an ihrem Tisch anbringen konnten.
• Ferner hatten wir für die Tische des Jubelvereins, des Patenvereins sowie für die Gäste, die Reservierungsschilder in doppelter Anzahl erstellt. Somit waren für den Samstag als Ehrenabend und den Sonntag ausreichend Reservierungsschilder vorhanden.
• Ebenfalls bewährt hat sich die Tischreservierung für den Sonntag für die Musikkapellen und Spielmannszüge für den Festzug.

Hinweise zu Urkunden

• Urkundenvordrucke gibt es allen Fahnenstickereien oder Feuerwehrausstattern zu erwerben
• Diese können selbst beschriftet werden oder man lässt sie fertig drucken

Werbung ist das „A“ und „O“ eines erfolgreichen Gründungsfestes

Plakatwerbung

• Hier erhält man manchmal von der Brauerei oder Musikkapellen Plakatvordrucke, auf denen man nur noch Veranstaltung und Datum eintragen muss.
• In der Regel soll ein Plakat über den gesamten Festablauf entworfen werden.
• Ferner kann für besondere Tage, wie Zeltparty oder Showabend mit einer Stimmungskapelle ein extra Plakat erstellt werden. Auch hier haben die Showkapellen in der Regel vorgefertigte Plakate, wo nur noch ein Aufkleber mit Ort und Datum anzubringen ist.
• Werbewirksam ist die Anbringung der Plakate an stark befahrenen Straßen.
• Hier ist aber eine Genehmigung des jeweiligen Straßenbaulastträgers einzuholen. Entweder die Gemeinde, Landkreis oder Staat, je nach dem auf welcher Straße die Plakate angebracht werden sollen. Diese Genehmigung ist aber in der Regel ohne Kosten und sehr unbürokratisch zu bekommen.

Werbung in der örtlichen bzw. überörtlichen Zeitung

• In der örtlichen Presse kann man bestimmte Vorberichte veröffentlichen, die im Vorfeld immer wieder auf das anstehende Gründungsfest hinweisen.
• An den Inseratkosten sollte sich die Brauerei bzw. verschiedene Lieferanten beteiligen, damit diese Kosten für den Verein neutral bleiben.